RAZPIS ZA NADGRADNJO INFORMACIJSKEGA SISTEMA RIBIŠKE ZVEZE SLOVENIJE

  

1. Predmet naročila

 

Predmet povpraševanja je razvoj, nadgradnja in vzpostavitev celovite informacijske rešitve, ki bo namenjena centralnemu vodenju evidenc osebnih podatkov članstva, ribolovnih dovolilnic, finančnih obveznosti, delovnih ur ter pripravi poročil na ravni ribiških družin (RD), zvez ribiških družin (ZRD) in Ribiške zveze Slovenije (RZS).

 

Rešitev mora vključevati:

- prenos podatkov iz obstoječega sistema KLEN v novo bazo,

- razvoj treh modulov, ki pokrivajo potrebe RZS in 64 ribiških družin,

- uvedbo, testiranje, usposabljanje uporabnikov in dolgoročno vzdrževanje.

 

2. Cilji naročila

 

Cilj naročila je vzpostavitev enotne platforme, ki bo:

-          zagotavljala ažurno in centralizirano vodenje podatkov,

-          zmanjšala administrativne obremenitve,

-          omogočila transparentnost in nadzor na ravni RD, ZRD in RZS,

-          zagotavljala skladnost z zakonodajo (GDPR, ZVOP-2, finančno poročanje),

-          omogočala digitalizacijo procesov in sodobne oblike storitev za člane.

 

3.  Funkcionalne zahteve – moduli

 

Modul 1: nova baza osebnih podatkov RZS.

 

Zahtevani pogoji:

-          prenos vseh obstoječih osebnih podatkov iz baze KLEN,

-          osvežitev šifrantov in pregledna članska evidenca,

-          statusi članov (AA, DAA …) z različnimi obračuni članarin,

-          združevanje podatkov iste osebe iz več RD,

-          pregled članstev po letih, statistike, zgodovina, donacije,

-          profil člana (dostop do internih dokumentov, sporočila, glasilo Ribič v PDF),

-          izdajanje UPN predlogov in povezava z bančnimi izpiski,

-          podpora razpisom RZS, ZRD in RD (avtomatsko preverjanje pogojev),

-          masovni izpisi in izvozi v Excel, možnost e-pošte ali SMS obveščanja,

-          evidenca funkcij, disciplinskih ukrepov, tekmovanj, priznanj, usposabljanj, naročil za članske in tekmovalne izkaznice (tudi digitalne),

-          priprava in izdaja digitalnih članskih in digitalnih tekmovalnih izkaznic,

-          elektronsko podajanje predlogov priznanj,

-          urejanje dostopov po nivojih (RZS, ZRD, RD), časovne omejitve vnosa podatkov,

-          možnost pridobivanja analitičnih podatkov za vse obstoječe in nove osebne podatke z možnostjo postavljanja časovnih obdobij,

• določitev števila članstva po letih,
• jasen in enostaven prikaz članstva posamezne osebe v RD (matična in drugotna),

-          upravljanje naročnin na glasilo Ribič in elektronska distribucija glasila,

-          ribiška tekmovanja članov: 

• pomožna orodja za žrebanje tekmovalnih pozicij po posameznih tekmovalnih disciplinah,
• obveščanje tekmovalcev preko emaila ali push sporočil–tekmovalne pozicije in rezultati tekmovanj.

 

Modul 2: vodenje in upravljanje RD.

 

Zahtevani pogoji:

-          beleženje delovanja RD (vlaganja in izlovi rib, intervencije, opravljene delovne ure, čuvajske evidence),

-          povezava s sistemom RIBKAT,

-          izdaja računov (gotovinskih in negotovinskih, XML izvoz, ISO uvoz),

-          blagajniško poslovanje in evidenca stroškov,

-          letna in mesečna poročila,

-          elektronske dnevne in letne dovolilnice, boni, paketi, ki morajo biti podprti z aplikacijo iPhone in Android,

-          elektronski čuvajski nadzor (kontrole, poročila-GPS lokacije in fotografije, statistike),

-          možnost hitrega množičnega obveščanja vseh članov v RD članov preko emaila, mobilne aplikacije o aktivnostih in novicah (push sporočila),

-          možnost API dostopa za administratorje RD.

 

 

Modul 3: Spletna prodaja ribolovnih dovolilnic.

 

Zahtevani pogoji:

-          grafični prikaz–dashboard za članstvo, dovolilnice (letna, mesečna, tedenska),

-          spletna tržnica po RD,

-          spletna plačila (bančne kartice, Paypal) na skupen TRR pri RZS z razdelitvijo po RD,

-          dodatek za pokrivanje provizij,

-          prilagodljivo urejanje cen, podatkov in omejitev dovolilnic,

-          izdaja računov v imenu in za račun RD, izdaja darilnih bonov,

-          sistem rezervacij ribolovnih mest.

 

 

 

Skupni elementi treh modulov.

 

Zahtevani pogoji:

-          nivojski dostopi za vse uporabnike (RZS, ZRD, RD) in izdelana dokumentacija z navodili za uporabo posameznih modulov,

-          programska koda postane last RZS (z omejitvijo uporabe),

-          zagotavljanje evidence dostopov in revizijske sledi,

-          dvofaktorska avtentikacija (modul 1 & 2),

-          gostovanje sistema je sestavni del ponudbe,

-          izvedba intervjujev z uporabniki pred razvojem,

-          usposabljanja uporabnikov,

-          podpora z jasno določenimi odzivnimi časi,

-          možnost nadgradenj in nadaljnjega razvoja,

-          masovno urejanje članstva in zahtevkov za članske in tekmovalne izkaznice (modul 1 & 2).

 

4. Tehnične zahteve:

-          rešitev mora biti spletna aplikacija, dostopna prek brskalnika,

-          podpora za delo na računalnikih in mobilnih napravah,

-          varnostna arhitektura skladna z GDPR in ZVOP-2,

-          redno varnostno kopiranje podatkov,

-          možnost izvoza podatkov (Excel, CSV, PDF),

-          integracija z zunanjimi sistemi (bančni izpiski, računovodski programi).

 

5. Izvedba in roki:

-          ponudnik mora predložiti načrt izvedbe (analiza, razvoj, testiranje, uvajanje),

-          predvideni okvirni rok za dokončanje del na modulu 1 je 01. marec 2026,

-          predvideni okvirni rok za dokončanje del na modulu 2  je 31. avgust 2026,

-          predvideni okvirni rok za izpolnitev vseh pogodbenih obveznosti je 31. december 2026,

-          predviden je pilotni zagon pri 1-2 RD pred uvedbo v celotni sistem.

 

 

6. Vzdrževanje in podpora:

-          obvezno je zagotavljanje stalne tehnične podpore uporabnikom v celotnem obdobju uporabe sistema.

-          obvezno je upoštevanje vnaprej določenih odzivnih časov:

• kritične napake: rešitev najpozneje v 24 urah,
• napake visoke prioritete: rešitev najpozneje v 2 delovnih dneh,
• napake srednje prioritete: rešitev predvidoma v 14 dneh,
• napake nizke prioritete: rešitev predvidoma v mesecu dni (podrobnosti v Prilogi 1).

 

Ponudnik mora zagotoviti ustrezno organizacijsko strukturo za tehnično pomoč in ustrezen sistem za prijavo ter obravnavo napak (helpdesk). Vzdrževanje vključuje redne posodobitve, odpravljanje napak ter možnost naročanja nadgradenj. Pogodbeno vzdrževanje mora trajati najmanj tri leta, z možnostjo podaljšanja.

 

 

 

7. Pogoji za ponudnike

 

Za sodelovanje v postopku morajo ponudniki izpolnjevati določene splošne, strokovne in finančne pogoje, s katerimi naročnik zagotovi, da bodo izbrani partnerji zanesljivi, strokovno usposobljeni in finančno stabilni.

 

7.1 Splošni pogoji

Ponudnik mora biti zakonito registriran za opravljanje dejavnosti, ki je predmet naročila. Vsi davki, prispevki in druge obveznosti do države morajo biti poravnani. Ponudnik ne sme biti v postopku stečaja, prisilne poravnave ali likvidacije. Prav tako ponudnik ne sme biti pravnomočno obsojen za kazniva dejanja v zvezi z gospodarsko dejavnostjo.

 

7.2 Reference

Ponudnik mora izkazati, da je v zadnjih treh do petih letih uspešno izvedel vsaj dva primerljiva projekta, ki so po obsegu in zahtevnosti podobni predmetu tega povpraševanja. Podobni projekti vključujejo razvoj in uvedbo informacijskih sistemov za večje organizacije, društva ali zveze, kjer je šlo za upravljanje članstva, finančno poslovanje ali izdajo elektronskih dokumentov.

 

7.3 Kadrovske zahteve

Ponudnik mora imeti izkušnje z vodenjem primerljivih IT projektov in sposobnost koordinacije z naročnikom ter sposobnost edukacije uporabnikov. Zagotoviti mora takšno organizacijsko strukturo, ki bo zagotovila pravočasno pripravo modula ali modulov, usposabljanje uporabnikov ter pravočasno odpravo napak. Ponudnik mora zagotoviti skladnost rešitve z veljavno zakonodajo o varstvu osebnih podatkov in informacijskih sistemov

 

7.4 Finančna in ekonomska sposobnost

Ponudnik mora izkazati finančno stabilnost in ustrezno ekonomsko sposobnost za izvedbo večjih IT projektov:

-          finančna sposobnost: ponudnik jo izkaže s predložitvijo izkaza S.BON-2, ki na dan oddaje ponudbe ne sme biti starejši od 30 dni,

-          ekonomska sposobnost: ponudnik jo izkaže z navedbo in predložitvijo referenc o uspešno izvedenih projektih podobnega obsega in zahtevnosti. Priporočljivo je, da ponudnik priloži tudi veljaven certifikat s področja varnosti informacij (npr. ISO/IEC 27001 ali ekvivalent), v kolikor z njim razpolaga. Če ponudnik razpolaga tudi z drugimi certifikati kakovosti, je zaželeno, da jih priloži k ponudbi.

 

7.5 Vzdrževanje in podpora

Ponudnik mora biti sposoben zagotoviti stalno podporo uporabnikom v celotnem obdobju uporabe sistema. Od njega se pričakuje jasna organizacija podpore z določenimi odzivnimi časi, usposobljen kader za pomoč uporabnikom in vzpostavljen sistem za prijavo napak.

 

8. Vsebina ponudbe

Ponudba mora vsebovati:

-          opis predlagane rešitve in metodologije,

-          navedbo dokazil za vse pogoje (točke 7.1 do 7.5) in izjave o izpolnjevanju pogojev,

-          reference s kontaktnimi podatki naročnikov,

-          razčlenjen finančni predračun za vsak modul posebej (razvoj, uvajanje, vzdrževanje),

 

Prednost pri razpisu bo imel ponudnik, ki bo samostojno ponudil izdelavo vseh treh modulov.

 

9. Način oddaje ponudbe

Ponudniki naj ponudbe oddajo v zaprti kuverti najkasneje do 20. oktobra 2025 na naslov: Ribiška zveza Slovenije Tržaška cesta 134, 1000 Ljubljana, e-naslov: info.rzs@ribiska-zveza.si, s pripisom: »Ponudba za razpis-nadgradnja informacijskega sistema RZS.«

 

 

                                                                                                   dr. Miroslav ŽABERL,

                                                                                                   predsednik RZS

                         

 

 

 

Priloga 1.

 

P0 – Kritična napaka (celoten sistem nedelujoč)

• Definicija: Napaka, zaradi katere je onemogočeno poslovanje celotne Ribiške zveze Slovenije ali vseh ribiških družin (npr. sistem je popolnoma nedostopen, izdaja dovolilnic ne deluje, plačila se ne procesirajo).
• Odzivnost ponudnika: V roku 1 ure od prijave mora ponudnik potrditi sprejem napake, vzpostaviti neposreden stik z odgovorno osebo RZS in začeti odpravljanje težave.
• Reševanje: V roku 2 ur mora biti zagotovljen začasni obvoz, ki omogoča nadaljevanje ključnih poslovnih procesov. Trajna odprava napake mora biti izvedena še isti dan oziroma najkasneje v 12 urah.
• Komunikacija: Obvezno sprotno obveščanje RZS na vsako uro, dokler napaka ni odpravljena.

 

P1 – Visoka prioriteta (nedelujoč ključni modul brez obvoza)

• Definicija: Napaka, ki onemogoča delovanje posameznega ključnega modula sistema, pri čemer ni možen enostaven obvoz (npr. obračun članarin, izdaja računov, izvoz v eDavke, vnos tekmovalnih registracij).
• Odzivnost ponudnika: V roku 2 ur mora ponudnik potrditi prijavo in pričeti z odpravljanjem napake.
• Reševanje: Napaka mora biti odpravljena ali obvoz zagotovljen v roku 2 delovnih dneh.
• Komunikacija: Obveščanje RZS o statusu napake najmanj dvakrat dnevno do rešitve.

 

P2 – Srednja prioriteta (napaka z obvozom)

• Definicija: Napaka, ki vpliva na posamezne module ali ribiške družine, vendar obstaja obvoz (npr. napačen izpis statistike, poročilo je mogoče pripraviti ročno, napaka v določenem šifrantu).
• Odzivnost ponudnika: V roku 8 ur mora ponudnik potrditi prijavo in se dogovoriti z RZS o terminu odprave.
• Reševanje: Napaka mora biti odpravljena v okviru naslednjega rednega razvojnega cikla (npr. v 14 dneh).
• Komunikacija: Obveščanje RZS o napredku najmanj enkrat tedensko.

 

P3 – Nizka prioriteta (kozmetične napake, manjše spremembe)

• Definicija: Napake ali izboljšave, ki nimajo neposrednega vpliva na poslovanje, temveč zgolj na uporabniško izkušnjo (npr. tipkarske napake, poravnava elementov v vmesniku, spremembe besedil).
• Odzivnost ponudnika: V roku 24 ur mora ponudnik potrditi prijavo in jo umestiti v plan dela.
• Reševanje: Popravki se izvajajo v skladu z dogovorjenim terminskim načrtom (npr. naslednji mesečni “release”).
• Komunikacija: Povzetek statusa v mesečnem poročilu o opravljenem vzdrževanju.